【前編】Excelで名簿管理 | 法人格を無視して五十音順に並び替える便利な方法

表計算ソフトであるExcelは統計や集計だけでなく、顧客管理などデータベースとして利用することも多いと思います。

顧客名簿管理がその一例ですね。

Excelデータとして名簿を活用する場合、活用しやすいようにデータを編集する必要があります。

今回は、Excelで名簿を上手に活用するための編集方法を紹介していきますね。

 

悩 太蔵
データ編集、いいですね。
ジャストタイミングで業務部のチョーかわいいマドンナA子さんが顧客名簿を作成してくれているんです。
話かけたいのですが、共通の話題がなくて・・・

 

では、名簿の編集技を習得して、名簿編集の話をネタにしてはどうでしょう?

出来る男と思われますよ。

 

悩 太蔵
おぉ!それは名案!!モチベーション上がるな~!

 

では、テンションが高いうちに話を進めましょう。

早速ですが、以下のような顧客名簿の使い勝手は良さそうに見えますか?

 

 

悩 太蔵
うーん、顧客の順番に規則性がないですね。社名が五十音順に並んでいると便利なんですけど…

 

社名を五十音順に並び替える

では、社名を五十音順に並べ替えてみてください。

 

悩 太蔵
ガッテン承知の助!お茶の子さいさいですよ。
この場合は、名簿のデータ範囲を選択して、社名をキーに昇順で並べ替えをすれば…

 

 

悩 太蔵
できました!…って、あれ?五十音順になってないです。
な、なぜですかっ?

 

 

順不同に見えますね。

その原因は以下の通りです。

 

①記号・数字・英字が含まれている

昇順で並び替えると、数字、記号、英字、日本語の順になります。

(株)のように、カッコで始まる社名は記号と認識され上方に位置します。

 

②法人格が含まれている

法人格+社名の表記であると、「株式会社◯◯」などがズラリと並んでしまいます。

 

③ふりがな情報がない社名がある

Excelは、日本語を入力したときの「ふりがな情報」を記憶しています。

漢字はその「ふりがな情報」を元に並び替えられますが、他の場所からコピーして貼り付けられた文字列には、ふりがな情報がない場合があります。

 

ふりがな情報を持っていない文字列は、Shift-JISの文字コードで並べ替えられます。

例えば、新井薬師(アライヤクシ)、新横浜(シンヨコハマ)、新潟(ニイガタ)は全て「新」で始まりますが、読み方は異なります。

しかし、ふりがな情報を持っていないと、全て「新」の文字コードとして並び替えられてしまいます。

 

対策としては、

・法人格を削除

・フリガナをふる

です。

 

悩 太蔵
うーん、でも社名から法人格がなくなっちゃうと請求書も書けないなぁ…

 

そうですね。

そのため、A列の社名は正式名称として法人格は削除すべきではありません。

全ての社名にふりがなを振り、法人格を抜いたふりがなの列を新たに作り、その列をキーにして並び替えしてみると良いでしょう。

 

ふりがな情報の編集

まずは、社名の列にふりがなを表示させてみましょう。

A列を選択して、ホームタブのふりがなをクリックし「ふりがなの表示」を選択します。

 

 

悩 太蔵
ホントだ!
ふりがな表示がされていない社名がありますね。
ここはふりがな情報がないってことですね?

 

そうです。

ふりがな情報がない社名には、ふりがな編集をしましょう。

 

ホームタブのふりがなをクリックして「ふりがなの編集」を選択します。

 

 

「ふりがな編集」をクリックすると自動でふりがなが振られるので、間違っていたら修正してください。

 

 

これでふりがな情報を得ることができました。

 

 

データ量が多い場合ふりがな編集は手間ですが、顧客管理をする上ではとても重要な情報なので頑張って編集してくださいね。

 

ふりがなを取得するPHONETIC関数

次に、並び替えのキーになるふりがなの列をA列とB列の間に作りましょう。

新たに挿入したB列には、A列からふりがなを取得して、その所得した文字列から法人格を削除したデータが入るようにします。

 

悩 太蔵
ふりがなだけを取得できるんですか?

 

PHONETIC関数でふりがなが取得できます。

 

セルB2に

=PHONETIC(A2)

と入力してみてください。

 

 

ふりがなが取得できましたね?

 

悩 太蔵
めちゃめちゃ簡単だ・・・

 

法人格を置換するSUBSTITUTE関数

次に、このふりがなの中の法人格を削除しなければなりません。

SUBSTITUTE関数はデータを置換する便利な関数で、。

 

 

ふりがなの取得と法人格の置換を同時に行いたいので、SUBSTITUTE関数にPHONETIC関数をネストします。

 

悩 太蔵
ネストってなんですか?

 

複数の関数を組み合わせて入れ子構造にすることで、関数の引数に関数を指定することを「ネスト」と言います。

 

 

B列から置換したい法人格は、(カブ)、(ユウ)、カブシキガイシャ、ユウゲンガイシャの4つあるので、SUBSTITUTEも4つネストします。

 

関数を見ると長くて難しく感じますが、一つずつ順番に置換を行っているだけです。

 

① セルA2からふりがなを取得して、その文字列から(カブ)を削除

② ①から(ユウ)を削除

③ ②からカブシキガイシャを削除

④ ③からユウゲンガイシャを削除

 

手作業なら一つずつ置換しなければならないことを、関数をネストすることでいっぺんに置換してくれます。

 

さあ、セルB2に関数を入力してみましょう。

 

 

悩 太蔵
おぉ!法人格を抜いたふりがなが表示された!!
Excelは4つの置換とふりがな取得をいっぺんにやっちゃうんですね~。
Excel兄さん、黒っぽいっすねー

 

Excelが「あたぼうよ!」と言っているようですよ。

 

関数のネストは、Excel2003までは7個まででしたが、2007以降は64個まで可能になりました。

他にも削除したい法人格があれば、さらにSUBSTITUTE関数をネストしてくださいね。

 

ふりがなをキーに昇順で並び替え

B2の関数を下方までオートフィルでコピペしたら、B列のふりがなをキーに昇順で並び替えをしてみましょう。

 

 

法人格を無視して社名が五十音順になりました。

 

A列の社名のフリガナ表示は解除、B列のフリガナは必要がなければ列を非表示にすると、見た目もすっきりしますね。

 

悩 太蔵
やったぁ!!もう完璧です!

 

よっ!いなせだね~。

 

悩 太蔵
忘れないうちに、マドンナA子さんに教えに行ってきまーす♪

 

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