パソコンのフォルダとファイルを超綺麗に整理する3つのテクニック | ファイル管理術を徹底的に磨こう!

課長

おい、お前。なんだそのフォルダの中身は?
ファイル名に工夫がないから、必要資料を探すのに一苦労じゃないか?

そんなんじゃ、資料探しに時間取られて仕事が進まんぞ。

イエス・マン
イエス、課長。工夫しまくるでザンス。

デスク周りはすごく綺麗に整頓しているのに、パソコン画面を覗き込んだら「あらっ?」と目を疑うくらい乱雑にファイル管理している人は多い。

ファイル管理の明確なルールがないと効率的な階層構造を構築することは難しく、ファイル探しに手間取ってしまい作業時間が長くなるだけ。

もし、ファイルを探す時間を1日5分削減することができれば、1ヶ月で100分作業時間を短縮することになる。

ちょっとした時間も積みあがると非常に大きい。

今回は、たった3つの工夫で見違えるような階層構造が作れる方法を紹介する。

1.フォルダ名には3桁の番号を付ける

フォルダに名称を付けるときは、フォルダ名に「010」や「020」といったゼロから始まる3桁の数字を名称前に置くだけで効率が大きく上がる場合がある。

下の例を見て欲しい。

名前順

様々な会議名フォルダが名前順で並んでいる。

このフォルダ数であれば、さほど気にならないかもしれないが、場合によっては重要度や開催頻度等の基準に応じて並び替えたほうが見やすくなる。

そこで、前述の3桁の数字を入れてみたのが下の例だ。

3桁数字を活用して重要度順に並べる

「経営会議」という最重要会議を最上位に持ってきて、そこから順々に会議の重要度を落として並べてみた。

どうだろう?

この場合は名称順より重要度順のほうが見やすいのではないだろうか?

なぜ3桁なのか

番号を振る際、「01」ではなく「010」と3桁を推奨するには理由がある。

それは、新たにフォルダを加えるときに対応し易くするためだ。

前述の例であれば、「予算会議」という新たなフォルダを「経営会議」の真下に追加する場合、2桁だと「02」以降のフォルダ名称、つまり「03」や「04」がついたフォルダ名を番号順に全て降り直す手間が発生する。

だが、3桁で名称管理していれば、以下のような修正を施すだけで事が足りる。

順番の入れ替えが楽チン

ちょっとしたことだが、フォルダ管理する上でとても使い勝手のよいテクニックだ。

ちなみに、「015」という番号を「予算会議」に使用した場合、今後それより上位にくるフォルダを追加することになっても、「011~014」まで空番号を使用することができる。

今後、どのようなフォルダが追加されるかわからない場合は、このような工夫をしておくと修正・管理が楽になる。

また、付番の際のもう一つのオススメは、「099_その他」というフォルダを作成することだ。

ハッキリした属性がなかったり、一時的な置きどころを必要とするデータを保管するフォルダで、実際試してみないとその便利さは伝わらないかもしれないが、どのフォルダにおいても最下部という定位置にあるからこの探す手間が省ける。

2.パッと見のフォルダ数を減らす

続いては、「1フォルダあたりのフォルダ数」の話。

以下の例のように、1つのフォルダの中に10個も20個もフォルダがあると、パッと見たときに「見ずらい」という印象を受ける。

たくさんあって分かりにくい・・・

こういう場合は「_OLD」というフォルダを作り、古いファイルや使用頻度の低いものをそこに格納すればスッキリする。

OLDでまとめてスッキリ

逆に、使用頻度の高いフォルダは上位にあったほうが見やすいため、上位表示したいフォルダ名称に「★」などの記号を付けてみると良い。

記号を使えば上位表示可能

すると、使用頻度の高い「2016年度」を上位表示させることができ、フォルダ移動時にマウス移動範囲が狭くて済む。

3.ファイルの命名規則

今度はファイル名の付け方について。

ファイル名の付け方にはいくつか法則があり、これから紹介するオーソドックスな法則に準じておけばファイルを管理し易くなる。

オーソドックスな命名方法

(1)日付

ファイル名の冒頭は日付(作成日、もしくは取引先に提出した日)をyymmddの形で表示する。

こうすることで、フォルダへの格納時はファイルが時系列に並ぶようになる。

ビジネスでは取引先や社内との資料やり取りが多く、該当ファイルを時系列で追えるようになると探す手間を大きく省けるようになる。

(2)ファイル名

誰が読んでも中身がわかるような名前を付けることがとても大切。

ファイル名が長いと受け取った側は読む気が失せるので、短く表現するように心がけると良い。

(3)担当者

プロジェクト活動している場合など、誰がどの資料を作成したか一目でわかったほうが良い場合は、イニシャル表記で担当者名を入れたりする場合がある。

必須要件ではないが、担当者名を把握する必要がある場合はとても便利。

(4)状態

ファイルの進捗具合をファイル名の最後で表すとメンバーと共有する上で非常に役立つ。

例えば、

・修正中であることを表す場合:「o」(on-goingの”o”)

・前回ファイルから修正を加えた場合:「r」(reviseの”r”)

・ファイルが完成したことを表す場合:「f」(fixの”f”)

というように、ファイルの状態をそれぞれの英単語の頭文字で表すことができる。

「r」は、そのあとに数字を付けることで「何回目の修正であるか」を表現できるが、かなり一般的な使われ方のはず。

課長から一言

課長

たった3つのテクニックだが、この方法を取り入れるだけでフォルダ内をかなり整理することができる。

もちろん、既存フォルダ・ファイル名を変更する手間はあるが、今後の業務効率を考えるとそのメリットは大きい。

仕事の空き時間を利用して、どんどん修正かけていくようにしよう。

課長のオススメ本 仕事効率化編

オススメ本①
『たった1秒の最強スキル パソコン仕事が10倍速くなる80の方法』


たった1秒の最強スキル パソコン仕事が10倍速くなる80の方法

課長

パソコン業務効率化の王道の一冊。効率化に必須なショートカットを詳しく解説しており、即効性が高い情報が多数掲載されている。実際、私の後輩に勧めたら、違えるほどパソコン業務が早くなり、今では大変助かっている。仕事がとにかく忙しく、何とかしたいと思っている人には非常にオススメだ。

カスタマーレビューを見ても、その評価がとても高いことが伺えるだろう。

オススメ本②
『捨てる。手を抜く。考えない。月460時間労働から抜け出した私の方法』


捨てる。手を抜く。考えない。月460時間労働から抜け出した私の方法

課長

仕事が多い!と感じる人は、根が真面目で完璧主義で、それが原因で仕事を抱え込み過ぎていることが多い。この本は、「捨てる」「手を抜く」「考えない」というアプローチで頭や心の中を整理するのに役立つ名著だ。仕事において責任感は非常に大事な要素だが、度が過ぎないようバランスよく立ち回ることが結果的に良い成果物につながる。精神的な負担を強く感じている人は、是非手に取ってみるとよい。

ここまで高評価のカスタマーレビュー分布も珍しい。

 

 

 

 

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