イエス、課長。
メモがどこにあるか、メモしておくザンス。
残念ながら、私は物覚えが悪く、新しいことを覚えることが大変苦手だ。
覚えても、覚えたつもりになっているだけで、何度も同じ失敗を繰り返す。
注意事項をメモ書きしても、そのメモがどこかにいってしまう。
皆さんも、同じような経験はないだろうか？
そんな私だが、OneNoteというOfficeソフトを使い出してから情報整理ができるようになり、仕事が上手く回るようになった。
このソフトのおかげで失敗を繰り返さない仕組み作りができた、といったところだろうか。
今回は、このOneNoteというソフトの利便性とその活用方法をお伝えするので、もし私のような問題を抱えている方は、是非参考にしてもらえると良いと思う。
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OneNoteとは何ですかい？
OneNoteとは、マイクロソフトが提供しているデジタルノートブックのことで、Microsoft Officeファミリーの一つだ。
デジタルノートブックと聞いてイメージが湧かない方も、Evernote（エバーノート）のようなもの、と説明されればイメージが掴めるかと思う。
Officeのソフトと言えば「Word」「Excel」「Powerpoint」の３つがあまりにも有名なので、「OneNote」という名前を知らない方も多いかもしれないが、Office導入の企業であれば標準搭載されるほど、実はメジャーなソフトだ。
早速だが、このデジタルノートブックの優れた点をいくつか見ていこう。
ノート保管と検索がラクラク
OneNote最大の特徴は、どんなにたくさんノートを作っても、全てこのノートブック内で一括保管できることだ。
そのため、仕事であろうがプライベートであろうが、ジャンルを問わず好き勝手に書き溜めることができる。
全てのノートを一つにまとめられるのは便利ザンス。
ですが、情報が膨大になって必要な情報を見つけるのが難しくなりそうザンス・・・。
OneNoteには「検索機能」が備わっているため、検索したいキーワードを入力すれば、「どのノート」の「どの箇所」にそのキーワードがあるかを瞬時に教えてくれる。
紙ノートでは手間だった探す作業が大幅に短縮されることになる。
「田中」という文字を検索窓に入力してみると「フットサル練習記録」というノートにそのキーワードが含まれていることが確認できる。
そのノートを開いてみると・・・
探していた「田中」というキーワードが黄色くハイライトされるため、探していた情報を瞬時に検出することができる。
紙ノートと電子ノートが融合した「あり得ない」使いやすさ
Officeソフトの「Word」は報告文書などを作る際に役立つが、紙ノートのように情報をあちこちに書いていくには少し使い勝手が悪い。
「ノートのようにレイアウトを気にせず自由に書き込みたい」という場合は、このOneNoteがその持ち味を発揮する。
■メモ、手書き
OneNoteの画面の中の好きなところをクリックすれば、その場所から文字入力することができる。
■資料添付
PDFファイルや音声、動画ファイルを好きなところに添り付けることができるため、気になる資料を追記・添付したり、議事録を音声付で残すことだってできる。
失敗しない仕組作りとは
どんな人間でも必ず失敗するわけだが、「仕事ができる人」と「そうでない人」との境界線は「同じ失敗をするか否か」だ。
失敗から学んだことをマニュアル化することで、同じ失敗をするリスクは逓減できる。
これが、失敗しない仕組み作りだ。
OneNoteを用いれば、あなたのオリジナルマニュアルを簡単に作成できる。
例えば、、、
■見慣れない専用ソフトを覚える
新たな業務を覚える際、使うソフトが複雑で覚えるのが困難、というのはよくある話。
複雑な仕様をいちいち紙ノートに書きうつすのは大変で、作業手順だけを書き出すわけだが、
「出荷作業」→「出荷手配」→「手配先」→・・・・
と紙ノートに書いても、パッと見わかりづらい。
OneNoteであれば、画像をペタペタ貼り付けることができるため、そこにマーカーを塗って視覚的にわかり易くすることで、目的の画面に迷わずたどり着けるようになる。
ただの紙ノート ver.
OneNote ver.
※会社専用ソフトをキャプチャすることはできないので、参考例として「ワードプレスのダッシュボード画面操作」を一例としています。
■情報の保管場所を覚える
関連部署から届く、資料や書類の保管場所の連絡メール。
その場で内容を覚えた気になっても、いざ必要になると保管場所を忘れ、肝心の通知メールもいずこへ。
一日のうちの探し物の時間を少しでも短くしたいと感じる方は、そのメールをそのままOneNoteに転記しよう。
「保管メール」といった内容の専用タブを作って、そこに投げ込んでおけば、後々必要な時に「検索機能」を使って簡単に見つけ出すことができる。
人間の記憶は、興味がないものは長期記憶に向かないため、いつか必要な情報と思うものは、ポンポン投げ込んでおこう。
■専門知識・用語を覚える
あなたにとって重要な専門知識・用語も、使わなくなるといつの間にか記憶から消え去ってしまう。
常に取り出せるところに保管しておけば安心だ。
本職で必要な専門的な情報や、エクセルやパワポのショートカットやメール定型文といった業務効率を上げるちょっとした知識も、無制限にOneNoteにしまっておこう。
使ったらわかる、この魔法のノート
最近では、携帯アプリでもOneNoteを使えるようになって、その利便性は益々高まった。
パソコンからでも携帯からでも、いつ、どんな時だって必要な情報を書き込め、見返せるノート。
私はこのノートで作業マニュアルを作成してから作業精度・効率が飛躍的にあがり、同僚からその秘密を聞かれたこともある。
まだまだ利用者の少ないOneNote。
特別なスキルを必要とせず、誰にでも簡単に使うことができる秀逸なソフトなので、是非活用して周りからの評価をジャンジャン上げて欲しい。
おい。この間も説明したのに、なんで同じ間違いをするんだ！
一生懸命取っていたメモはどこにいったんだ？？
ったく、しっかりせぃ。