Powerpointスゴ技 | 「揃えて」「整列」のコンビネーション 業務効率大幅アップ 

課長

んっ?資料できたのかね。どれどれ・・・。

うーん。このレイアウトは縦よりも横向きにした方がいいし、こっちのページはマトリックス形式にした方が伝わり易いと思うが。

ということで、いつも通りやり直し。

イエス・マン
イエス、課長。レイアウト変更。つまり、全直しということザンスね。

 

パワーポイントを使った資料作成では、構想を練ることに最も時間を費やすべきで、レイアウトをいじくるのに時間を割いてはいけない。

そんなことは分かっているものの、レイアウト変更には時間が掛かってしまう。

たとえば、オブジェクトの配列はクリック数を増やしてしまう良い例だ。

 

このようにオブジェクト配列したいとき、各タブを開いてコマンド選択すると、最低でも7回はクリックする必要がある。

クリック数は7回
①対象のオブジェクトを選択(1回)
②「ホーム」タブの「配置」パネルを開き、「配置」→「上下中央揃え」を選択(3回)
③再度、「ホーム」タブの「配置」パネルを開き、「配置」→「左右に整列」を選択(3回)

 

イエス・マン
ふう。7回クリックでやっと整理できたザンス。でも、マウスでは非効率ザンス。Altキーを使ったらどうなるザンスかね?

 

エクセルでは「Altキー」を使うことでコマンド選択が早くなり、作業効率を上げることができるが、パワポの配置に関するコマンドは、選択したいコマンドまでの階層が深くてなかなかたどり着けない。

「上下中央揃え」や「左右に整列」といった「揃え」と「整列」はレイアウト配置ではセットで使われることが多いため、オブジェクトを複雑に配置するようなレイアウトとなると、非常に時間が掛かってしまって非効率だ。

ここで役立つのが、クイックアクセスツールバーだ。

 

『クイックアクセスツールバー』でコンビネーション

使いたいコマンドの階層が深い場合は、クイックアクセスツールバーを活用するとAltキーで簡単操作が可能になる。

まずは、クイックアクセスツールバーに以下4つのコマンドを設定しよう。

 

コマンドをクイックアクセスツールバーに登録しよう

●「ファイル」タブ→「オプション」→「クイックアクセスツールバー」をクリック。
●「コマンド選択」→「すべてのコマンド」を開き、以下の順でコマンドを「追加」する。

①「オブジェクトを上下中央に揃える」
②「左右に整列」
③「オブジェクトを中央に揃える」
④「上下に整列」
(標準でいくつかコマンドが既に登録されている場合は、全て削除してから上記4つを登録しよう)

コマンドを登録すると、下図のように画面左上にアイコンが4つ表示されたはずだ。

イエス・マン
串焼きみたいなアイコンが4つ出来上がったザンス。

ここまで出来たら、実際に使ってみよう。

 

Altと数字キーで簡単アクセス

では、冒頭と同じ例でクイックアクセスツールバーを使ってみよう。(手元のパワポで適当に図形を並べて見てくれ。)

今回は上段3つのオブジェクトを選択し、Altキーを使って下段のように配列させるので、次の通りコマンド入力してくれ。

 

Altキーと数字キーを押して配列するよ
①上段3つのオブジェクトを選択
②「Altキー」を押しながら「1」を押して、そのまま「Altキー」を離さず「2」を押す。

どうだろう?

綺麗に配列できただろうか?そして、その早さに驚きを覚えたのではないだろうか?

 

では、次は縦配列をやってみよう。

今度は、左側の凸凹に並んだオブジェクトを右側のように配列する。

左側3つのオブジェクトを選択し、次の通りコマンド入力してくれ。

 

Altキーと数字キーを押して配列するよ
①上段3つのオブジェクトを選択
②「Altキー」を押しながら「3」を押して、そのまま「Altキー」を離さず「4」を押す。

 

問題なく、縦配列出来ただろうか?

 

今まではタブを選択して7回クリックを押していた配列も、アイコンをクイックアクセスツールバーに設定することで一瞬で配列出来てしまう。

オブジェクトを多用した入れ込んだ資料を使う時は、特に大きな効果を発揮するので是非設定しよう。

 

課長のオススメ本 PowerPoint編

オススメ本①
『伝わるデザインの基本 増補改訂版 よい資料を作るためのレイアウトのルール』


伝わるデザインの基本 増補改訂版 よい資料を作るためのレイアウトのルール

課長

好例と悪例を対比してレイアウトのルールを解説している名著。ロジカルな解説で初心者にも非常に分かりやすい構成となっている。

カスタマーレビューを見ても、その評価がとても高いことが伺えるだろう。

オススメ本②
『なるほどデザイン〈目で見て楽しむ新しいデザインの本。〉』


なるほどデザイン〈目で見て楽しむ新しいデザインの本。〉

課長

デザインに特化したデザインの本質を突く名著。デザイナーを目指す人はもちろんのこと、パワポデザインにもう少し気を配りたい人など幅広い人にオススメ。

パワポで使えるテクニックも多く掲載されており実践的。ここまで高評価のカスタマーレビュー分布も珍しい。

 

 

 

 

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