あの超有名経営者も即レスを好む!メール返信の早い人が仕事で重宝される理由とは

仕事を抱えれば抱えるほどメール返信は遅れがちになるものですが、多忙な人ほど返信が人一倍早かったりします。

仕事が早いからメール返信も早いのか、メール返信が早いから仕事が早く見えるのか定かではありませんが、こういう人への周りからの評価は一様にして高く、意思決定権を有する経営者たちからの評価もすこぶる高いのです。

 

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超有名経営者も即レスを好む

日本を代表する経営者の一人であるソフトバンクの孫正義さんはヤフーの代表取締役社長に井上雅博さんを起用しました。

その起用理由は、

「あいつが一番メールの返信が早いから。」とのこと。

ちょっと信じられない話ですが、実話なのです。

 

その他にもグーグルのエリック・シュミット会長も「メール返信の早さが強い企業作りに必要」といった趣旨を述べており、信頼作りの一要素としてメールの即レスを挙げています。

このように偉大と呼ばれる経営者たちもメール返信の早い人を仕事のできる人間と高く評価しているわけですが、メール即レスがなぜそこまで重要視されるのでしょうか。

 

経営者が重要視する「即レスの原動力」

メールを即レスするためには、その内容の是非を自分の中で見定める必要があり、一定レベルの意思決定力が求められます。

目まぐるしいスピードで変化する昨今の事業環境を考えると、意思決定力は事業成長に必要不可欠な能力であり、それはメールのような小さな意思決定の積み重ねで培われていきます。

このような小さな意思決定の繰り返しがより大きな意思決定につながり、最終的に会社トップの目にも留まることになったのではないでしょうか。

そう考えると「メール返信のスピード」はビジネスマンの意思決定力を測る万国共通の物差しであり、もしかしたらビジネスマンとしてのスペックそのものを表すバロメーターになりつつあるのかもしれません。

「たかが即レス、されど即レス」といったところでしょうか。

 

返信速度を上げる方法

ビジネスにおいてこれほどまで重要視されるようになったメール即レスですが、意思決定力を上げるには時間と経験を要するため、手っ取り早く返信速度を上げるその他の方法をご紹介していきます。

パソコンの辞書登録機能を活用する

最も即効性のある方法として、パソコンの辞書登録機能を活用することをオススメします。

パソコンが普及してずいぶん経つわけですが、年齢に関わらずこの機能を使っていない人が今でも多すぎる印象を受けます。

文字を打つスピードに雲泥の差が生まれるので、使っていない人は以下のページに動画解説があるので是非ご覧になってください。(たった2分の動画です)

驚くほど速くメールが打てるようになりますよ。

【動画解説】辞書登録できないなんて言わせない!Windowsでの登録方法をわかりやすく解説してみる

 

即答できない内容は「後日回答します」と返信する

即答できる内容のものは即答するものとして、問題は回答に時間を要するメールをどう扱うかです。

オススメは、受け取り次第「後日回答します」とだけ返信し、準備が整い次第回答する方法です。

これであれば相手にはメールが届いたという安堵感を与えることができますし、後日しっかり回答すればあなたへの信頼度を上げることができます。

上述した辞書登録機能を活用すれば、こういった手間も手間でなくなりますね。

 

込み入った内容は電話して結論のみメール回答する

込み入った内容を聞いてきたり、相互理解に時間を要するメールについては、電話で詳細を詰めて、決定事項のみをメールで回答するようにしましょう。

電話を活用することで不必要なやりとりを回避できますし、CCに入ったメンバーも結論のみ確認できるので非常に効率的です。

ちなみに、電話の多用は相手から敬遠されるリスクをはらみますので、要所要所で使うほうが良いでしょう。

 

まとめ

自分では気づきにくいですが、想像以上にメール返信の早さを重んじる人は多いようです。

しっかり仕事をしているのに、メール返信が遅いからって理由で色眼鏡で見られては損ですので、自覚がある方は今日から少しずつ改善していくようにしましょう。

 

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