仕事運びが遅いなんて言わせない!デキる社員が秘密にするスマートな段取り方法

あなたの周りに仕事運びが抜群に上手な人っていませんか?

そういう人は仕事の処理スピードが早くミスも少ないわけですが、それ以上に仕事の見せ方が他人より上手なことが多いです。

仕事の進捗の見せ方一つで上司に与える印象は大きく異なりますので、せっかく同じ労力をかけるのであれば好印象を与える方法を採択するほうがいいですよね。

「もう少し仕事運びが上手になりたい。」

そんな方に向け、その具体的な方法について紹介していきます。

 

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上司が真っ先に求めるのは何よりも「全体像(見通し)」

仕事運びが上手な人は、依頼された仕事に対し上司が何を真っ先に求めているかをよく理解しています。

上司が真っ先に求めるもの。

それは、依頼された仕事が「いつ・どういった形(品質)で出来上がるのか」ということがわかる全体像(見通し)です。

この全体像を早期共有することには、以下の2つのメリットがあります。

 

上司が抱える不安の解消

上司から降りてくる仕事の大半は、上司の上司、もしくはそれよりも上の方から降りてきたものなので、上司の立場としては、部下の仕事が終わるまで常に上からのプレッシャーに晒されることになります。

全体像を早く共有することでその不安を取り除くことでき、安堵感を与える見返りとして上司から信頼を得ることができます。

共有のタイミングが早ければ早いほどその効果は大きいため、スタートダッシュが肝心です。

 

手戻り防止

人間は自分の都合の良いように物事を解釈する身勝手な生き物なので、意思疎通に食い違いが生じることがしばしばあります。

仕事でそれが起こると手戻りしなければならず、かなり致命的です。

早い段階で全体像をシェアしておくことで進むべき方向に相違ないか確認できるので、不要な作業を未然に防ぐことができます。

 

仕事運びが上手な人というのは、全体像を早期共有することでこのような目に見えない対策を講じているわけです。

 

全体像の作り方

全体像を共有するメリットがわかったところで、今度はその作り方を覚えましょう。

押さえるポイントはたったの3つです。

 

①ゴールの明確化

まずはこれです。

上司が求めるゴールが何なのかを明確に理解しておかないと、これから行う作業が全て水泡に帰すことになります。

スムーズな仕事運びを行う上で肝となる部分なので、ゴールがはっきり見えるまでしつこく意思疎通を繰り返す必要があります。

ここでの妥協は絶対にしてはいけません。

 

②課題の洗い出し

ゴールが決まったら、それに到達するためにクリアすべき課題をリストアップします。

中には大きな課題が出てくると思うので、そういうものは着手できるレベルまで課題を細分化します。

課題の抽出漏れがないか注意しながら進めましょう。

 

③各課題解決に要する時間を算出

課題が出揃ったら、各々の課題解決に必要な時間を計算して終わりです。

どの課題にも想定外は起こり得るので、多少のバッファーを設ける必要があります。

特に、自分の専門外の課題にはバッファーを多めに持つようにしましょう。

 

バッファーの持ちすぎは逆に上司の期待に反するのでは?という指摘がありそうですが、ここで肝心なのは全体像の早期共有であり、課題の早期解決ではありません。

あくまで所要時間の見積りなので、非現実的な内容でなければザックリでもいいのです。

上司に見せて、この課題に必要な時間が長すぎないか?という指摘があってから直しても遅くありません。

 

仕事の規模、難易度が高いほどあなたの資産がモノを言う

ここまでで全体像の作り方まで紹介しましたが、いかがでしたでしょうか。

たったこれだけで上司は仕事の全体像を把握することができ、仕事を進めるうえで起こりうる障害を事前に排除することができます。

ちょっとした手間ではありますがその価値は十分にありますし、仕事運びが上手い人はこういう下準備を見えないところで行っているものです。

 

難易度の高い仕事ほどその効果を発揮することになりますが、気を付けなければならないのは、仕事の規模が大きくなればなるほど全体像を描くことが難しくなる、という点です。

プロジェクトチームを組むような仕事がその一例で、課題の数は膨大な上に専門外の知識を要するものが増えるため、所要時間を導き出すことが困難になります。

そんなとき求められるのが、あなたが持つ人脈や人望、経験値や教養といった長年に渡って築き上げられた資産力です。

この資産が大きいほど、課題抽出や時間算出の精度は上がり、計画どおり仕事を処理できる可能性が高まります。

いずれ大きな仕事を任せてもらえるためにも、少しずつ資産構築を進めていくことが大切ですね。

 

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